Stratégie et objectifs en matière de qualité
Généralités
La politique qualité de l'Hôpital de la Providence s'inscrit dans la stratégie du groupe Swiss Medical Network Hospitals SA, qui vise en tout temps l'excellence des prestations pour ses patients et ses médecins.

• Contrat de base
  - Offrir une attention personnalisée au patient dans un cadre haut de gamme et agréable participant activement à une convalescence sereine et rapide.
  - Prendre en compte les besoins et les choix de chaque patient en mettant tout en oeuvre pour construire une relation individualisée dans le respect des droits et des devoirs de chacun.
  - Impliquer le patient dans son parcours thérapeutique (patient acteur)
  - Impliquer les collaborateurs dans l'amélioration continue de la qualité et de la sécurité de nos prestations.
  - Développer une culture de l'erreur non-punitive et apporter du soutien aux personnes impliquées dans des évènements indésirables.
  - Communiquer sur les évènements indésirables et favoriser l'apprentissage par ce biais.
  - Veiller à une communication ciblée, réalisée au bon moment et avec les bons interlocuteurs.
  - Encourager la collaboration interdisciplinaire et interprofessionnelle pour permettre la diversification des savoirs et la complémentarité dans la résolution de problèmes.
  - Agréer des médecins reconnus pour leur expertise et leur mettre à disposition un plateau technique de dernière génération, performant et innovant.
  - Favoriser la formation continue de nos collaborateurs afin de maintenir et développer leur savoir-faire pour assurer une prise en charge toujours plus sûre et efficace.
  - Axer notre management sur une démarche de prévention des risques et d'amélioration continue afin d'augmenter la qualité et la sécurité de nos prestataires, ainsi que la satisfaction de nos patients, médecins et collaborateurs.
  - Eviter le gaspillage, trier nos déchets et maitriser notre consommation d'énergie dans un souci de durabilité et de gestion des coûts.
  -Répondre aux exigences réglementaires, légales et normatives.
  
  Afin de promouvoir la politique qualité dans tout l'établissement, les actions suivantes sont mises en oeuvre en continu :
  - Sensibilisation et formation de l'ensemble du personnel à la qualité et son utilisation quotidienne. Le thème de la qualité étant abordé pendant la première formation interne : L'accueil des nouveaux collaborateurs.
  - Développement des démarches d'audits et d'amélioration continue dans tous les secteurs d'activités.
  - Déclinaison par service de la politique qualité de l'établissement grâce à l'élaboration et la réalisation de projets.
  - Utilisation des indicateurs pour évaluer et réajuster la politique qualité.

2-3 points essentiels en matière de qualité
Aprés une année 2023 charnière dans la gestion de la qualité à la Providence, la culture qualité s'y est installée et s'y est imposée.Voici les réalisations essentielles 2024 en matière de qualité : 

• Finalisation des démarches pour obtenir la certification ISO 9001 : 2015 pour notre hôpital. Parce que la qualité est au cœur de nos préoccupations, et qu’elle fait partie intégrante de l’image qu’a la population neuchâteloise de notre institution.
• Fin de deploiement et utilisation opérationnelle du logiciel qualité IMS qui est devenu l'outil de gestion documentaire de notre institution.
• Rédaction des cartographies des risques pour chaque secteur de l'établissement.
• Développement de la culture de l’erreur avec la généralisation de l’analyse des incidents (CIRS). Traitement de ces incidents déclarés de manière rapide et transparente (moteur de l'amélioration continue). Création d'une formation de déclaration de CIRS pour les nouveaux collaborateurs.Le nombre de CIRS a augmenté considérablement et le temps d'analyse et résolution a diminué.
• Augmentation de la conscience écologique des collaborateurs
• Suivi et analyse en direct des reprises chirurgicales et /ou infectieuses avec un plan d'action stricte et dynamique.
• Instauration des commissions qualité de manière systématique, organisée par les coordinateurs des domaines : Commisssion Hygiène, Commission matériovigilance, commission Hémovigilance, commission CIRS, Commission SST, Conseils de bloc.
• Formalisation d'une revue de direction, descendue à l'ensemble des managers et des équipes, pour partager les réalisations de l'institution et ses objectifs futurs.

Objectifs atteints en matière de qualité

• Dialyse : 

Pour l'année 2024 : 12346 dialyses ont été effectuées dont 94 prises en charges aux soins intensifs et soins continus du RHNE et  183 prises en charge de patients sur le site de Pourtalès (au 6ème étage).

• Relance des commissions à HDP: 

Commisssion Hygiène, Commission matériovigilance, commission Hémovigilance, commission CIRS, Commission SST, Conseils de bloc avec réunion 2 fois dans l'année et intégration des médecins et/ou opérateurs de l'établissement.

• Suivi de la saisie des implants chirurgicaux :

Nous participons aux programmes SIRIS pour la chirurgie de la hanche, du genou et du rachis.

• Suivi Swiss Noso

• Futurs en tous genre :

L'édition 2024 de la journée Futur en tous genres a eu lieu le 14 novembre. Dans le canton de Neuchâtel, elle concerne les élèves de 9e Harmos. L'objectif de cette journée est de faire découvrir aux écoliers des métiers traditionnellement masculins ou féminins, en accompagnant un parent ou un proche du sexe opposé au travail. Cette année un programme spécial a été préparé pour permettre aux enfants des collaborateurs de découvrir en une journée différentes professions au sein de l’hôpital.  Nous avons accueilli 11 enfants qui ont pu participer à différents ateliers (Ateliers sutures, plâtres, anesthésie et  premiers gestes de secours).         

• Système de déclaration des incidents CIRS - (critiques et non critiques)

 85 annonces d'incidents en 2024, dont le degré de gravité a été jugé moyen. L'augmentation des déclarations chaque année montre que la culture d'amélioration de la qualité est inculquée et institutionnelle. Nous avons élargi le nombre de cercles d'analyses pour augmenter la qualité des mesures d'actions proposées et intégrer des médecins pour livrer un message de puridisciplinarité dans l'analyse des CIRS.

• Formation continue interne et externe 

Les collaborateurs tous services confondus ont bénéficié de plus de 1100 heures de formation pour l'année 2024 incluant les formations internes et externes. 

• Hygiène hospitalière 

- Poursuite de la collaboration avec le médecin infectiologue de l’hôpital cantonal (RHNe), selon une convention de collaboration entre les institutions.
- Lors de la journée de l’hygiène des mains le 5 mai 2024, des biscuits en forme de mains ont été distribués et les bonnes pratiques en matière d'hygiène des mains ont été rappellées aux collaborateurs et patients.
- Mise à jour des protocoles d'isolement et réajustement pour les rendre opérationnels.
- Supervision du suivi Swissnoso (infection du site opératoire, indicateur ANQ) par la coordinatrice  HPCI.
- Réalisation régulière de prélèvements sur le site de Providence
- Campagne vaccination de la grippe saisonnière pour les collaborateurs et nos patients dialysés.

• Médecine du travail (PMSE) :

Suivi et analyse de la solution médecine du travail externalisée avec hotline et présence d'une infirmière du travail tous les 1ers lundi du mois. Un point mensuel sur le suivi des absences longue durée a lieu avec les RH, Direction et Direction des soins. La disponibilité du spécialiste de santé permet de répondre rapidement aux demandes des collaborateur. La compétence spécifique du professionnel de santé permet de mettre à disposition des collaborateurs une réponse adéquate en fonction de leurs demandes.

• Elimination du PET dans un circuit recyclable :

Tout le PET est collecté et suit un parcours dans une filière recyclable.

• Secteur de l'alimentaire:

Des chartes ont été signées entre les fournisseurs et l'institution pour garantir le respect de la qualité et de bonne conduite.
Notre restaurant du personnel propose chaque jour un menu label "fourchette verte "

• Rééducation et prévention

Le programme GLA :D® concerne la prise en charge des patients atteints d’arthrose du genou et de la hanche en combinant : 
Education thérapeutique
Exercices 
Contrôle du poids si nécessaire

 Les patients concernés n’ont pas encore de PTG ou PTH et l’objectif est d’améliorer leur qualité de vie dans l’attente d’une éventuelle arthroplastie (ou de repousser l’opération de quelques années). Ce programme Danois inclut 18 séances de physiothérapie composées de : 

• 3 séances individuelles (bilan de départ et exercices individuels)

• 2 séances de conseils et d‘éducation thérapeutique en groupe
• 12 séances d‘exercices neuromusculaires en groupe
• Une dernière séance individuelle pour un bilan final

 Le programme est remboursé par l’assurance maladie s’il est prescrit par un médecin. Résultats selon rapports GLA :D® : 

• Diminution des douleurs de 25%
• Diminution des médicaments antalgiques de 18%
• Amélioration de la fonctionnalité de 15%
• Amélioration de la qualité de vie de 20%
• Amélioration de la vitesse de marche de 10%
• Amélioration du lever d’une chaise de 18%
• Satisfaction des patients de 90%

 Deux physiothérapeutes HDP sont formés à ce programme :

• Laurent Timsit
• Christophe Fleury

 Nous avons démarré ce programme à la Providence courant mars 2024.


Comment limiter au mieux notre consommation de l'énergie ?

• Par l’intermédiaire d’une Newsletter les collaborateurs ont reçu un guide pratique et des actions concrètes à entreprendre afin que chacun puisse jouer un rôle individuel dans le cadre de la consommation énergétique. Ces mesures peuvent paraitre a priori très simples, mais celles-ci jouent un grand rôle si elles sont appliquées par tous.

• Chauffage des locaux
  Les zones de séjour ainsi que les bureaux sont désormais maintenus à 21°C (il faut savoir que chaque degré supplémentaire provoque une hausse de la consommation d’énergie de l’ordre de 6-7%). Avant les week-ends ainsi que les périodes de vacances, il faut veiller à diminuer le chauffage si aucune autre personne n’utilise un espace. Les locaux en grande partie non utilisés ou destinés au stockage, sont maintenus à 13-15°C. Dans la mesure du possible, il faut éviter l’usage des petits chauffages mobiles. En période d’hiver, il est important de maintenir les fenêtres et les impostes fermées. L’aération peut être assurée par des ouvertures ponctuelles de 4-5 fois / jour durant 5 minutes.

• Eau
  L’eau est un bien précieux qui mérite toute notre attention ; ceci sans oublier qu’elle est un élément clé de la promotion de l’hygiène et de l’alimentation.

• Electricité
  Hormis les consignes particulières liées à la sécurité des stocks, les frigos et les congélateurs doivent être réglés respectivement à 7°C et -18°C. Par ailleurs il convient d’éliminer, autant que possible, les petits frigos d’appoint
  Les appareils informatiques (postes, écrans, souris ou encore petites imprimantes) sous réserve d’une utilisation impérative de 24/24h, doivent être débranchés le soir et le week-end. Afin de modérer l’utilisation des ascenseurs, le déplacement par les escaliersest préconisé. Dans la mesure du possible, il faut préférer la centralisation des machines à café, mais dans tous les cas elles doivent être débranchées après chaque utilisation (une machine enclenchée toute la journée consomme autant d’énergie que pour la préparation de 13-15 tasses de café). Lorsque les locaux ne sont plus utilisés (au cours de la journée, le soir ou le week-end), il faut impérativement s’assurer que la lumière soit éteinte. Ceci est particulièrement vrai pour les salles de réunion dans lesquelles il faut également éteindre l’écran et le beamer. Nous avons mis en place un programme de gestion de ventilation au bloc visant à éteindre cette ventilation pendant l'inactivité.

Evolution de la qualité pour les années à venir
L'hôpital de la Providence s'inscrit dans l'évolution de la qualité au sein du groupe Swiss Medical Network dans une démarche de partage des bonnes pratiques et d'uniformisation des processus. Il désire renforcer la collaboration avec le corps médical dans cette démarche qualité ainsi qu'avec l'ensemble des collaborateurs, par la sensibilisation et la formation. L'obtention de la certification ISO 9001 prévue en 2025 s'inscrit dans cette politique. 
L’établissement axe sa stratégie pour les années à venir sur les points suivants : 

• Hygiène hospitalière :

- Collaboration avec un infectiologue de référence selon la convention de collaboration existante.
- Suivi des reprises chirurgicales en temps réel et en particulier desinfections ( priorité institutionnelle)
- Formation et sensibilisation des nouveaux collaborateurs sur une demie journée : rencontre avec les membres de la direction et rappels de base des principes de fonctionnement.

• Audits :

- Réalisation d’une planification des audits internes et opérationnels sur trois années  pour tous les secteurs de l’institution
Exemples :
- Check list opératoire
- Audit en pharmacie
- Suivi et contrôles réguliers des résultats obtenus (plans d’actions)

• Certification ISO

- Finalisation du processus de certification ISO 9001: 2015, planification des audits finaux pour le premier trimestre 2025
- Maintien à un niveau d'excellence du système de management de la qualité
- Amélioreration de la déclaration des incidents pour proposer et temir des mesures d'actions correctives et préventives.

• Gestion documentaire : 

- Utilisation du logiciel IMS par tous les services 
- Exploitation de  toutes les fonctionnalités du logiciel pour bénéficier d'une GED structurée et complète.

La gestion de la qualité est représentée au niveau de la direction.

La gestion de la qualité est du ressort de la direction, comme fonction horizontale.

Pour l’unité de qualité indiquée ci-dessus, un pourcentage de travail de 60 est disponible.